Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Возьмем на себя всю рутинную работу

Кадровое делопроизводство – это довольно рутинный процесс, но без него невозможно качественное функционирование любой компании. К кадровому делопроизводству относят все вопросы, связанные с документацией по персоналу, движением сотрудников внутри организации, учета их рабочего времени.

Передав кадровое делопроизводство на аутсорсинг вы перестанете беспокоиться о ведение кадрового документооборота, правильности ведения кадрового учета и сможете сконцентрировать свое внимание на реализации более важных задач для вашей компании.

Заказать аутсорсинг кадрового документооборота

Возможные риски и проблемы,

если у вас некачественное ведение кадрового делопроизводства

Финансовые и налоговые проблемы:

  • Вы не зарегистрировали иностранного работника, который не встал на учет по проживания – это нарушение 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации». Размер штрафа: для должностного лица – до 50 000 руб.; для компании – до 500 000 руб.; для ИП - до 500 000 руб. (ч. 4 ст. 18.9 КоАП РФ).
  • Трудовой договор с сотрудником неправильно оформлен – это нарушение ТК РФ (ст. 327.2 ч.2). Размер штрафа: для должностного лица – до 20 000 руб.; для компании – до 100 000 руб.; для ИП – до 10 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
  • При приеме на работу вы взяли у сотрудника копии документов (паспорт, диплом и др.), храните их, но не подписали согласие на обработку данных – это нарушение 152-ФЗ «О защите персональных данных». Размер штрафа: для руководителя компании – до 20 000 руб.; для компании – до 75 000 руб.; для ИП – до 75 000 руб. (ст. 13.11, ч.2 КоАП РФ).
  • Если вы регулярно производите выплаты сотрудникам, но у вас нет Положения о премировании, то такие выплаты могут быть приняты как расход компании, поэтому компания может постоянно переплачивать или недоплачивать налог на прибыль.

Потеря репутации компании: 

  • Если в вашей компании кадровому делопроизводству не уделяют должного внимания, ваша репутация как работодателя снижается, и ваши работники становятся менее лояльны к вам. В случае возникновения конфликтной ситуации сотрудник, зная, что в вашем кадровом делопроизводстве есть недочеты может пойти на шантаж.

3 важных причины

заказать услугу аутсорсинга кадрового делопроизводства

1

Недостаточно времени и возможностей

У вас не хватает времени и ресурсов. Документооборот возложен на одного человека или сотрудников HR-отдела.

При этом в вашей компании:

  • более 100 человек;
  • прием/увольнение, расчет больничных/отпускных, внесение изменений в персональные данные производятся 1 или более раз в неделю;
  • довольно часто меняются условия труда (вахтовый метод работы/частые командировки);
  • расширенный социальный пакет (вредное производство и др.);
  • очень частая смена кадров.
2

Недостаточно знаний и квалификации

У ваших сотрудников занимающихся кадровым учетом недостаточно знания и квалификации. У вас нет специалистов, которые хорошо знают Трудовой кодекс РФ.

При этом существует необходимость:

  • оформлять нетиповые трудовые договоры;
  • у вас особая система оплаты труда или премирования;
  • принимаете на работы граждан других стран;
  • нестандартный график труда (вахты, командировки и др.).
3

Вы собираетесь уволить своего кадровика или планируется большое сокращение штата

Вы хотите расстаться со своим кадровиком или планируете большое сокращение штата.

Поэтому вам потребуется специалист с хорошим опытом работы:

  • для проведения переговоров и правильного оформления документов (ликвидация компании, перевод на неполный рабочий день и др.);
  • для улаживания досудебных разбирательств в случае конфликтных ситуаций;
  • для ведения переговоров с Трудовой инспекцией и другими контролирующими органами.

Почему вы должны выбрать нас?

Чем мы лучше штатного кадровика и других аутсорсинговых компаний

  • С нами все ваши кадровые документы будут оформлены в соответствии с трудовым законодательством, вы будете всегда готовы к проверке в случае конфликтных ситуаций

    Не секрет, что Российское трудовое законодательство часто изменяется, и в большей степени защищает права работников, а не работодателей.

    Если кадровым делопроизводством занимается специалист недостаточно разбирающийся и знающий Трудовой кодекс РФ, он не сможет корректно составить и разработать необходимые документы, нормативные акты. Если ваши документы не в порядке, то ваша компания не готова к плановым проверкам Роструда, проверкам по жалобам сотрудников или к судебным разбирательствам.

    С нами такого не будет:

    • мы проводим проверку и анализируем опасные для компании ситуации;
    • определяем изменения, которые нужно применить в кадровом делопроизводстве;
    • формируем и ведем кадровое делопроизводство так, чтобы минимизировать все возможные риски.

    Наши сотрудники постоянно отслеживает изменения в законодательстве, у нас огромный опыт работы и знания, мы знаем, как поступить в сложных ситуациях, чтобы защитить ваши интересы.

  • У вас и ваших сотрудников больше времени для решения более важных дел и задач

    Работа с кадровым учетом – это трудоемкий и рутинный процесс, требующий большого внимания и времени.

    Очень часто бывает так, что документы:

    • потерялись;
    • остались без подписи сотрудника;
    • не предоставляются сотрудниками (диплом, военный билет и др.);
    • неверно заполнены или имеют некачественный вид;
    • ваш сотрудник уволился, а документы не подписал.

    У нас по-другому:

    • у нас работает целая команда специалистов;
    • для наших специалистов - это основная работа, а не дополнительная, поэтому все время и силы они потратят на решение нужных вопросов;
    • вам достаточно сказать, что вы приняли/уволили сотрудника или произошло другое событие, и мы сразу предоставим для вас полный пакет необходимых документов;
    • мы анализируем ваше кадровое делопроизводство и разрабатываем документы, которые отсутствуют в нем.

    Нам достаточно сообщить о факте кадрового события (прием/увольнение, командировка и тд.) и мы предоставим полный пакет всех необходимых документов (Приказы, Положения, Договоры и пр.).

  • Вы больше не несете ответственность за ошибки вашего кадровика

    По законодательству РФ вся ответственность за нарушения норм Трудового законодательства, расчета зарплаты для сотрудников, уплаты налогов по зарплате лежит на генеральном директоре. При этом часто руководитель не может оценить корректно ли составлены документы. Ваш кадровик не несет никакой ответственности за составленные им документы и ведение кадрового делопроизводства в целом. Если возникнет сложная ситуация отвечать будет компания и генеральный директор.

    Если работаем мы:

    • Заключенный между нашими компаниями договор гарантирует компенсацию всех штрафов/пени указанных в Кодексе об административных правонарушениях и Трудовом кодексе штрафов, если они произошли по нашей вине.
    • Мы несем перед вами ответственность по Гражданскому кодексу, а не Трудовому, так как являемся юридическим лицом.
    • По мимо этого, наша компания имеет больше возможностей и нужных связей, чтобы быстрее отреагировать на возникшую проблему и решить ее.
Почему вы должны выбрать нас?
Заказать услугу Получить визитку компании

Кадровое делопроизводство у нас на аутсорсинге

Что делаете вы, что делаем мы

1
  • Кадровый документооборот
  • Локально-нормативные акты
  • Трудовые конфликты и споры
  • Миграционный и воинский учет

Что делаете вы:

  • говорите нам о предстоящих или случившихся кадровых событиях: прием на работу, увольнение, отпуск, больничный и др.

Что делаем мы:

  • готовим полный пакет нужных документов;
  • консультируем, что вы должны, что вы не должны делать, какие документы требуются в соответствии с законодательством;
  • берем под контроль подписание документов сотрудниками.

Ваши действия:

  • говорите нам о планируемых изменениях в компании (новые должности, сокращение штата, изменение зарплат и др.).

Наши действия:

  • разрабатываем локально-нормативные акты;
  • проверяем и корректируем имеющиеся нормативные акты в соответствии с текущим законодательством.

Что делаете вы:

  • рассказываете нам о возникшей ситуации.

Что делаем мы:

  • анализируем ситуацию, рассматриваем все возможные варианты развития событий, рассказываем вам обо всех возможных вариантах решения конфликта;
  • готовим ответы в государственные органы;
  • формируем все необходимые документы для решения сложившейся ситуации;
  • при необходимости представляем ваши интересы в государственных органах.

Ваши действия:

  • говорите нам о сотрудниках из других стран или военнообязанных.

Наши действия:

  • ведем кадровый учет в соответствии с текущим законодательством;
  • готовим все необходимые документы для отчетности;
  • подаем сведения в Военкомат и миграционную службу.

5 причин

заказать аутсорсинг кадрового учета прямо сейчас

  • 1

    Высокий уровень работы

    Наши специалисты ответственно относятся к своей работе и все свое рабочее время тратят на ведение кадрового делопроизводства, с вашей компанией будут работать профессионалы своего дела.

  • 2

    Больше времени для решения более важных задач

    У вас и ваших сотрудников будет больше времени для другой более важной работы, а рутинную работу мы возьмем на себя.

  • 3

    Мы работаем без «человеческого фактора»

    У нас достаточное количество сотрудников, поэтому простоя в работе из-за больничных/отпусков у нас нет. Все полученные от вас данные хранятся в специальной базе, они не потеряются и не сотрутся, и могут быть переданы вам в любой момент.

  • 4

    Полная материальная ответственность с нашей стороны

    Между нашими компаниями заключается договор, по которому мы несем полную материальную ответственность, если будет допущена ошибка в работе по нашей вине.

  • 5

    Несем ответственность, даже если уже не работаем с вами

    Также в отношении нашей работы действуют сроки исковой давности, поэтому мы несем ответственность в течение 3 лет после сдачи отчетности за соответствующий период, даже если мы с вами прекратили сотрудничество.