Консалтинг в управлении документами

Больше нет проблем с документооборотом!

Вы можете снизить финансовые риски вашей компании и затраты на персонал, если обратите внимание и пересмотрите систему работы с документацией в вашей компании. Это не простая работа, необходимо произвести оценки работы системы, найти возможности оптимизации.

Или вы можете заказать у нас услугу – консалтинг в управлении документами. Вы получите работающий и отлаженный документооборот, с которым будет легко работать. А если вам нужно будет перейти на электронный документооборот, ваши документы уже будут готовы к этому.

Заказать консалтинг в управлении документами

Основные ошибки в работе с документами

Самые распространенные проблемы

  • Документы потерялись

    • В случае проверки или запросе контролирующими органами штраф до 300 000 рублей.
    • Ваши поставщики/клиенты могут не исполнять договорные обязательства.

     

  • Документы с ошибками

    • Документы теряют юридическую силу.
    • Возможен финансовый ущерб компании.
  • Документы долго согласуются

    Если документы долго согласуются, вы начинаете терять клиентов/поставщиков/партнеров.

     

  • Нет отлаженной системы хранения и уничтожения документов

    • Нет быстрого поиска документов.
    • Возможна потеря или уничтожение нужных документов.

     

  • Лишняя работа с документами

    • Дублирование документов.
    • Затрата большего количества времени на обработку документов, чем требуется.
Основные ошибки в работе с документами
Заказать услугу Получить визитку компании

Проверьте свой документооборот

Ответьте «да» или «нет» на вопросы

  1. Учет документов в вашей компании ведет отдельный сотрудник или отдел?

  2. Поиск нужного документа не занимает более 3-х минут?

  3. В вашей компании документы хранятся в отдельном архиве?

  4. Новые документы создаются на основании шаблонов и без ошибок?

  5. У вас регламентирован срок согласования документов?

  6. У вас налажен учет и оценивается эффективность труда ваших сотрудников?

  7. Увольнение, болезнь, отпуск сотрудников не ведут к простоям в работе?

  8. Каждый сотрудник видит только те документы, которые связаны с выполнением его обязанностей?

 

Если в ваших ответах больше «нет», чем «да», то вам необходимо пересмотреть вашу систему работы с документами.

Как происходит работа?

Все очень просто!

1
  • Аудит текущего документооборота
  • Внедрение нового документооборота
  • Делаем опрос ваших сотрудников.
  • Анализируем состояние вашего документооборота.
  • Делаем оценку, готовы ли вы к электронному документообороту.
  • Подготавливаем рекомендации по ведению документооборота.
  • Готовим регламентирующие и распорядительные документы.
  • Определяем нужное количество персонала/
  • Регулируем работу сотрудников с документами.

3 основных преимущества

эффективно работающего документооборота

  • 1

    Удобство в работе

    Документы не теряются, их можно быстро и легко найти. Сроки согласования известны и не требуют затраты большого количества времени.

  • 2

    Выгода для компании

    Меньше финансовых рисков и потерь, затраты на персонал сокращаются. Повышается эффективность труда, так как меньше временных затрат на документооборот.

  • 3

    Ваша компания защищена

    У вас не будет проблем в случае сверки с налоговой, поставщиками, клиентами. В документах нет ошибок, нужные документы хранятся в архиве и не будут утеряны.